Assistant d'agence F/H
Moselle (57)
CDI
Administration / Secrétariat / Services Généraux
Secrétaire / Assistant (e) de Direction
5 ans et plus
Bac +2
Description
En tant que Assistant d’agence dans le domaine HVAC, vous assurez un rôle clé dans le bon fonctionnement administratif et organisationnel de l’entreprise. Vos missions incluent : - Support aux équipes techniques et commerciales : - Préparation des dossiers de soumission et d’appels d’offres. - Assistance dans la planification et l’organisation des interventions techniques. - Gestion et suivi des commandes de matériel. Gestion administrative : - Rédaction et mise en forme de documents (courriers, rapports, comptes rendus, devis, factures, contrats…). - Classement et archivage des documents (papier et numérique). - Suivi et mise à jour des dossiers clients et fournisseurs. Accueil et communication : - Accueil physique et téléphonique des clients et partenaires. - Gestion des emails et correspondances internes et externes. - Organisation des réunions et rédaction des comptes rendus. - Gestion RH et comptabilité (selon besoins) : - Suivi des pointages et absences du personnel. - Gestion des notes de frais et rapprochements bancaires. - Interface avec le service comptable et/ou social.
Profils recherchés
- Formation en secrétariat, assistanat de gestion ou équivalent (Bac +2 minimum). - Expérience significative au Luxembourg en tant que secrétaire ou assistante, idéalement dans le secteur HVAC, BTP ou ingénierie, avec minima 5 à 7 années d'expérience dans la gestion administrative luxembourgeoise - Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, ERP, CRM). - Bonne capacité rédactionnelle et orthographique en français (la maîtrise de l’anglais et/ou de l’allemand est un plus). - Organisation, rigueur et autonomie. - Aisance relationnelle et esprit d’équipe. - Dynamique et doté d'un certain leadership naturel, vous contribuez naturellement à la cohésion et à l'esprit d'équipe. Vous êtes force de proposition, vous savez gérer vos priorités. Ce poste est pour vous !