Assistant de direction executive H/F
Issy-les-Moulineaux (92)
CDI
Administration / Secrétariat / Services Généraux
Secrétaire / Assistant (e) de Direction
5 ans et plus
Bac
Télétravail : Oui
Description
Votre rôle sera de faciliter et optimiser l’organisation du travail d’un membre de l’ELT et / ou d’un N-1 d’un membre de l’ELT en organisant un emploi du temps complexe et mouvant, en coordonnant ses activités et en assurant un suivi administratif afin de lui permettre de se focaliser sur ses responsabilités stratégiques. Vos Principales Missions : Gestion d’agenda : Planifier et organiser en autonomie le ou les agenda(s) d’un membre de l'ELT et / ou d’un N-1 d’un membre de l’ELT en les optimisant et en hiérarchisant les priorités Préparer et organiser la logistique des déplacements sur un périmètre national et / ou international Anticiper, gérer, prioriser et recommander les diverses échéances liées à l’activité Communication : Recevoir les demandes d’interlocuteurs externes stratégiques pour l’entreprise et les orienter efficacement Rédiger en délégation pour un membre de l’ELT ou N-1 d’un membre de l’ELT des messages à vocation interne et externe Manipuler des informations sensibles et confidentielles pour l’entreprise avec rigueur et confidentialité Projets : Planifier et prendre en charge l’organisation globale d’événements Coordonner des projets avec différentes équipes au niveau national et international Garantir la bonne exécution budgétaire et contractuelle de projets Contribuer en tant que membre expert à des projets Gestion administrative : Suivre le budget de l’équipe, assurer le suivi administratif des contrats et factures et fournir les reportings afférents Assurer en délégation des tâches administratives de son N+1 Proposer des améliorations de process administratif et veiller à leur mise en œuvre Vos interlocuteurs : Interne : Membres de l’ELT, du Board, du comité exécutif local et de leurs assistantes : interactions quotidiennes dans le cadre de partage et de remontées d’informations Membres de BPTLT et leurs équipes au niveau global, de leurs assistantes : interactions quotidiennes dans le cadre de partage et de remontées d’informations Equipes au sens large pays ou fonctions : interactions quotidiennes dans le cadre de partage et de remontées d’informations Equipes support (IT, comptabilité, PACS…) : interactions quotidiennes dans le cadre de partage et de remontées d’informations Externe : Interlocuteurs clés externes (clients, fournisseurs, journalistes, représentants affaires publiques, dirigeants…) : interactions hebdomadaires avec prise en charge et orientation efficace de la demande Assistantes des interlocuteurs clés externes : relations hebdomadaires afin de créer une relation de confiance durable Membre de la Direction de la Coca Cola Company et leurs assistantes : interactions hebdomadaires dans le cadre de partage et de remontées d’informations Société de conseils, de prestation, agences de voyages et prestataires en événementiel : interactions hebdomadaires pour la gestion de prestation en s’assurant de créer une relation de confiance durable
Profils recherchés
Expérience d'au moins 7 ans en tant qu'assistante de direction dans une entreprise internationale, auprès d’un membre d’un comité de direction Compétences techniques requises : Connaissances avancées des outils bureautiques et de messagerie Qualités rédactionnelles avancées Excellence communication orale et écrite Maitrise des process et outils internes Compétences comportementales requises : Agilité et gestion du changement Organisation et rigueur Autonomie et responsabilisation Collaboration et communication Créativité et innovation Anglais courant requis (oral et écrit)