Senior Project Planning Manager H/F

Description

Le/la planificateur-rice H/F de projet principal est responsable de la gestion des activités de planification et d'ordonnancement du projet tout au long de son cycle de vie, depuis la phase d'appel d'offre jusqu'à sa clôture. Cette fonction s'exerce conformément au processus défini dans le document QMS/00/N/EXEC-N-SCH/PR/678. Le/la Project Planner manager prend toutes les mesures nécessaires dans le cadre de ses responsabilités pour garantir l'achèvement du projet dans les délais. 1. Missions principales 1.1. Champ d'application * Le/la Planificateur-rice H/F de Projet Principal est un/une membre de l'équipe centrale du projet et relève directement du Directeur de Projet. Il/elle assure la pleine maîtrise des livrables de planification et coordonne activement avec les parties prenantes afin de suivre l'avancement, anticiper les risques et mettre en œuvre les actions correctives appropriées. Cette responsabilité s'étend à l'ensemble des phases du projet, incluant l'appel d'offres, l'ingénierie, les achats, l'approvisionnement et la construction (forte implication demandée à ce stade lors des coordination des moyens et ressources sur site) 1.2. Principales responsabilités * Gère le planning et génère des plans d'action permettant à l'équipe de projet de garder le planning du projet sous contrôle et conforme à la référence projet approuvé * Établir les différentes parties du planning directeur global - integrated Master Time Schedule ou Master Time Schedule - (IMTS/MTS) et veiller à leur alignement avec les plannings des autres produits et sous-projets. * Assurer le suivi et le reporting mensuels de l'avancement et de l'efficacité pour les différentes sous-parties du projet ainsi que pour l'ensemble de celui-ci. * Pendant la phase de vente et d'appel d'offres, il peut être demandé de générer, d'exécuter et de suivre le Tender Time Schedule (TTS). * Pendant la phase d'exécution, il est affecté à des projets complexes (environnement de consortium) pour soutenir le directeur de projet et le chef de projet sur toutes les questions liées à la planification de projet. * Dirige l'équipe de planification du consortium vis-à-vis du client et coordonne les planificateurs des périmètres internes et externes au niveau du projet. * Supervise, soutient et coache les planificateurs de sous-projet (sur un projet complexe) ou les planificateurs de projet en cas de responsabilité de projet peu (moins complexe). * Supervise, soutient et accompagne les planificateurs projets dans le cadre de projets complexes ou moins complexes * Anime les réunions de planification spécifiques au projet, que ce soit dans les bureaux principaux ou sur site, selon les besoins. * Prépare et devient le responsable du planning directeur intégré (Integrated Master Schedule - IMS), basé sur le périmètre spécifique du projet et les interfaces définies dans la répartition des tâches (Division of Work - DOW). Focus particulier sur les leadtimes (appros / site) en amont basé sur les lessons learnt et l'expérience concrète du site manager actuel. 1.2.1 Phase de développement du Projet * Soutenir l'équipe de planification des appels d'offres pendant la phase de développement pour préparer, réviser et finalement modifier le planning des appels d'offres (TTS) en fonction de l'étendue des travaux requise (SOW). * Soutient l'équipe de planification des appels d'offres pour négocier avec le client le TTS et tout problème lié à la planification. * Examine toutes les exigences spéciales de contrôle et de rapport du projet durant l'appel d'offres afin d'identifier tout écart nécessitant d'être revue et négocier, sinon définit et fournit la procédure standard de planification et de rapport. 1.2.2 Phase de Démarrage/Exécution du Projet * Développe le plan directeur intégré (IMP) en tant que planning de contrôle de niveau 2 EPC (Ingénierie, Approvisionnement, Construction), basé sur les exigences contractuelles, en coopération avec toutes les parties concernées, et obtient l'engagement des participants sur un planning cible commun. * Sur la base des objectifs internes, développe le programme directeur intégré (IMS) en tant que planning de niveau 3 pour l'ingénierie, l'approvisionnement et la construction. * Élabore et gère le planning contractuel en tant que planning intégré du client, ainsi que les rapports contractuels convenus. * Examine et approuve les plannings fournisseurs. * Supervise et assiste le planificateur de projet du site ainsi que les planificateurs des plannings STS (System Time Schedule) pour l'ingénierie, l'approvisionnement, le génie civil, la construction et autres participants, le cas échéant. * Fournit tous les jalons pertinents liés à la finance et les mises à jour régulières de l'état d'avancement pour le contrôleur de projet * S'engage à formuler des retours et à proposer des améliorations sur le IMTS/MTS standard et les plannings d'appel d'offres. * S'assure que le périmètre des travaux est correctement reflété dans le planning IMS / Niveau 3, en intégrant les exigences interdisciplinaires pour établir les meilleures séquences logiques. * Supervise et garantit la qualité du codage du planning conformément aux procédures internes et sectorielles, notamment les éléments clés tels que la structure WBS, le périmètre, la responsabilité, les jalons, les unités, etc. * Obtient l'engagement des participants internes et externes sur un planning cible commun et sécurise le certificat d'acceptation IMS signé par toutes les parties concernées. * Met à jour formellement l'IMS en consolidant les contributions des participants et des responsables de périmètre, analyse les résultats (chemin critique, marges, retards, interfaces). * Met à jour le planning contractuel pour alimenter les rapports mensuels destinés au Client. * Met en oeuvre un système de reporting de progrès complet et structuré, fournissant au Client, au Directeur de Projet et à la direction AS toutes les informations nécessaires à la prise de décision (cible, réel, prévision), tout en maintenant les objectifs contractuels et internes. * Identifie toute déviation ou retard potentiel par rapport à la référence et prend les mesures d'atténuation nécessaires avec les membres de l'équipe projet. * Appuie les équipes approvisionnement et ingénierie pour finaliser les dates fournisseurs dans les bons de commande (DL, jalons MHO, LD). * Veille à ce que tous les jalons contractuels et internes soient intégrés dans le planning principal pour toutes les phases du projet (jalons de paiement, interphases client, DTO, CTO, MHO, TOP). * Examine et surveille régulièrement l'avancement du projet via l'EDM, les rapports fournisseurs, les livraisons sur site, et l'état d'avancement civil, montage et mise en service. * Est responsable de l'élaboration, de l'examen et de la présentation des rapports de planification dans le cadre des rapports mensuels internes et clients. * S'assure que toutes les exigences contractuelles nécessaires au suivi des aspects commerciaux (réclamations, paiements, sous-traitance, commandes) sont intégrées dans l'IMS. * Appuie la préparation des demandes de règlement via des annexes détaillées justifiant les éléments de la réclamation. 1.2.3 Phase de Clôture * Préparer, suivre le retour d'expérience et rédiger le rapport de clôture conformément au processus QMS/00/N/EXEC-N-SCH/PR/678 2. Responsabilités * Informer le chef de projet et le planificateur principal du projet (le cas échéant) si des écarts par rapport aux valeurs planifiées ont été identifiés et proposer des plans de redressement. Mettre en oeuvre une fois validée, toute action requise pour que l'objectif ci-dessus soit atteint pour le bénéfice du projet, même si cela implique des impacts supplémentaires pour l'une des parties AS impliquées. * Éduquer et former, le cas échéant, les membres de l'équipe de projet avec les exigences de planning. * Proposer en continu au processus risques et opportunités, détecter les R&O du projet, identifier des plans d'atténuation ou des plans d'action, et les mettre en oeuvre une fois validés. * Participe activement au processus des risques et opportunités, en détectant les R&O du projet, en identifiant le plan d'atténuation ou les plans d'action et en les mettant en œuvre une fois validés. * S'assure que tous les participants d'AS, le Client, l'autorité locale et les exigences en matière de planification des contrats et de rapport d 'avancement sont compris et suivi par l'équipe de planification du projet. * Établit, met en oeuvre et maintient les procédures de rapports internes et externes requises. Un accent particulier est mis sur l'établissement d'un mécanisme efficace pour identifier les risques et les opportunités qui peuvent avoir un impact sur l'achèvement en temps voulu du projet. Ces problèmes et événements sont portés à l'attention du directeur de projet et de l'équipe de projet pour les actions nécessaires immédiates. * Gère de manière proactive les activités de projet internes et externes, garantissant l'achèvement du projet au plus tard à l'heure contractuellement convenue en surveillant de près les chemins critiques et le flottement du projet en permanence. * Mesure et communique périodiquement la performance du projet dans les différentes phases suivies de l'état d'avancement, des indicateurs de tendance et de la réalisation des jalons. * Assure une prévision proactive et transparente des activités du planning afin d'identifier à l'avance les retards potentiels et de proposer des plans d'action de redressement efficaces avec les parties concernées, sous la direction du directeur de projet. * Prépare et fournit en temps opportun tous les rapports de planification de projet sur une base mensuelle et met en évidence les domaines critiques à l'attention du directeur de projet, du chef de projet et de l'équipe de projet, y compris les participants. Fournit également toutes les entrées nécessaires aux autres rapports de gestion d'AS conformément aux directives commerciales et sectorielles * Travaille en étroite collaboration avec les planificateurs des participants pour surveiller et consolider l'état d'avancement de leur portée pertinente dans le planning directeur Intégré (IMS) et pour gérer tout problème d'interface qui pourrait survenir * S'appuie sur les planificateurs de chantier pour suivre et contrôler en détail l'avancement du chantier et les interfaces pertinentes entre les différentes phases de travail telles que définies dans le programme de chantier détaillé entièrement cohérent et intégré dans l'IMS. Soutenir le chef de projet dans la gestion de la planification du projet et des questions liées au contrôle 2.1. Autorités Périmètres où le/la titulaire du poste est le décideur : * Au droit d'exiger et de recevoir en temps opportun les informations complètes nécessaires à l'exécution de ses tâches de la part de toutes les parties concernées. * Organiser et tenir des réunions de suivi des progrès avec tous les participants. * Être présent à toutes les négociations touchant le IMTS/MTS et le planning contractuel. * Représenter le projet auprès du client en ce qui concerne les questions liées à la planification. * Coordonne l'équipe de planification du consortium de projet et supervise un groupe de planification de projets multiples. * Assure la coordination au sein de l'équipe Planning du projet en partenariat, supervise une équipe de planificateurs multi-projets. * Gérer, soutenir et encadrer les subordonnés. 2.2. Spécificités du poste Caractéristiques exceptionnelles liées au travail, p. ex., temps de déplacement important * Temps de travail intensif et flexible. * Déplacements modérés sur site. 3. Compétences Requises 3.1. Education * Diplôme d'Ingénieur ou Bachelor. 3.2. Expérience Obligatoire (DOIT) * Plus de 10 ans d'expérience pratique avec Primavera Project Planner Manager et d'autres logiciels similaires. * Expérience de la planification d'au moins trois projets entièrement exécutés, y compris une présence importante sur site. 3.3. Comportement et/ou Connaissances nécessaires * Leadership et compétence sociale. * Connaissance générale des systèmes de centrales électriques. * Négociation et présentation. * Prise de décision rapide. * Capacité supérieure à la moyenne dans l'utilisation de tableurs, de bases de données et de logiciels de présentation. 3.4. Connaissances linguistiques * Anglais courant (parlé et écrit). 4. Indicateurs de Performance * Produire et mettre à jour le IMTS/MTS avec précision et en temps opportun. * Rapports sur le planning intégré du projet, y compris les rapports sur les écarts, les retards et les occasions, l'état d'avancement et la liste des jalons. * Conformité aux processus, procédures et outils de planification. * Fournir un retour d'expérience à d'autres projets et fonctions. 5. Spécificités professionnelles Caractéristiques exceptionnelles liées au travail, p. ex., temps de déplacement important * Temps de travail intensif et flexible. * Déplacements modérés/réguliers sur site.