ASSISTANT-E DE LA DIRECTION TECHNIQUE F/H
Vélizy-Villacoublay (78)
CDI
Administration / Secrétariat / Services Généraux
Secrétaire / Assistant (e) de Direction
2 ans et plus
Bac +3/4
Description
Au sein de la Direction Technique SE, l'Assistant(e) aura en charge les responsabilités suivantes : ▪ Organisation de la vie de son secteur (Direction, Département ou service) et de la qualité de l'environnement de travail. ▪ En charge de l'accueil, de l'assistance et du support aux personnels qui leur sont affectés ▪ Du support à la planification de la vie quotidienne du service : organisation de réunions, déplacements et la réalisation de divers travaux administratifs. ▪ Interface avec les équipes transverses (SSE, moyens généraux, RH etc…) ▪ Réalisation d'activités transverses Pour mener à bien ces missions, la personne a en charge de réaliser les activités suivantes : ▪ Accueillir et orienter les clients internes, les nouveaux embauchés et les visiteurs français et internationaux ; préparer en amont les arrivées. ▪ Contribuer ou piloter la relation avec les fournisseurs sur les aspects administratifs : gestion des commandes et suivi de facturation via l'outil achats, contact fournisseurs. ▪ Gérer l'agenda du responsable ▪ Contribuer à la qualité de l'espace de travail (reaménagement, convivialité). ▪ Organiser les déplacements et voyages des équipes, ▪ Organiser les réunions et évènements et assurer la logistique associée. ▪ Coordonner le besoin et la mise en place des outils informatiques nécessaires au bon fonctionnement de la direction ▪ Contribuer à l'élaboration et à la mise jour des reportings du secteur ▪ Gérer le budget de fonctionnement de la direction technique Elaborer, gérer, diffuser des supports en utilisant et promouvant les outils collaboratifs existants. • Organiser le classement et l'archivage des documents. • Contribuer à la démarche Santé Sécurité Environnement du secteur (5S et IGP – Inspection Générale Planifiée). • Coordonner les activités avec les équipes supports dans le respect des processus en vigueur: Moyens Généraux, Sûreté, Informatique… • Collecter et diffuser les informations au bon niveau dans le respect des règles de confidentialité. • Travailler en collaboration avec les autres personnes du réseau Secrétariat ainsi que les managers pour contribuer à une démarche de progrès et de collaboration. ▪ Coordonner certaines activités transverses telles que la communication interne et externe au secteur, l'animation de l'innovation participative,…
Profils recherchés
Maitrise outils informatiques bureautique Maitrise de l'anglais souhaitable. Capacités relationnelles au sein d'un large effectif (+200 collaborateurs) Démarche proactive pour devancer et résoudre les divers problèmes administratifs ou relationnels Force de proposition pour optimiser les couts de fonctionnement Capacité à piloter des sujets transverses