Assistant.e de Direction
Occitanie
CDI
Administration / Secrétariat / Services Généraux
Secrétaire / Assistant (e) de Direction
2 ans et plus
Bac +2
Télétravail : Occasionnel
Description
Rattaché·e à la Déléguée régionale, vous assurez l'interface entre la Déléguée régionale et les différents interlocuteurs internes et externes et coordonnez la circulation d’informations au sein de la Région. Vous mettez en œuvre les activités suivantes : 1. Gestion administrative et financière (suivi de budget) - Organiser et gérer l’agenda de la Déléguée régionale, organiser ses déplacements, - Assurer l'accueil, à distance et en face à face, des différents interlocuteurs de la Délégation Régionale ; - Initier des contacts et prendre des RDV avec des décideurs économiques et/ou politiques, en appui de la Déléguée régionale et avec des entreprises en appui des consultant·e·s entreprise ; - Assurer le secrétariat : gestion des agendas, gestion des courriers et courriels, filtrage des appels téléphoniques ; - Assurer la préparation et l’organisation de réunions et/ou évènements spécifiques ou récurrents ; - Assister aux réunions et contribuer au suivi des dossiers : présentations, rapports, comptes rendus, … - Assurer la coordination des activités administratives et logistiques ; - Assurer le traitement des notes de frais - Suivre le budget courant de la délégation régionale, traiter les commandes et factures en collaboration avec le service financier ; - Traiter et suivre en toute autonomie les dossiers confiés ; 2. Être en appui des managers - Assister les manager dans la gestion des budgets et des moyens ; - Avoir une délégation de signature pour traiter les dossiers mineurs ; 3. Piloter l'organisation logistique - Piloter l'organisation logistique de réunions et d'événements internes et externes ; - Mettre en œuvre des actions correctives en cas de dysfonctionnement constaté, en lien avec la hiérarchie ; - Analyser les tableaux de bord d'une activité ou d'un projet en fonction des indicateurs de performance définis par la direction ; - Proposer des actions d'amélioration en fonction des priorités du projet ou de l'équipe ;
Profils recherchés
Bac+2 (BTS, DUT...) minimum en assistanat de direction, assistanat de gestion… ou équivalent avec une expérience significative d’au moins 3 ans dans une fonction d'assistanat de direction (ou un poste similaire) ; Connaissances nécessaires : - Maîtrise des outils bureautiques et de communication : Excel avancé (maîtrise et pratique Tableaux Croisés Dynamiques), Word avancé (publipostage), outils de visioconférence - Gestion de planning - Notions de gestion budgétaire - Aisance relationnelle Doté·e d’une organisation personnelle efficiente, sens du service client, capacités rédactionnelles et de synthèse, capacité à mener plusieurs tâches de front, proactivité, sens des priorités, de discrétion et de confidentialité, capacité d’adaptation à des interlocuteurs variés (institutionnels, entreprises, intervenants, cadres, partenaires).