CDD 5M Chargée/Chargé d'instruction et gestion des mandats F/H
PARIS 13 (75)
CDD
Gestion / Comptabilité / Finance
Service Comptabilité
Débutant
Bac +3/4
Description
Environnement : Au sein de la Direction de l'investissement, le département Mandats coordonne et opère les mandats pour compte de tiers confiés à la Banque des Territoires. Il s'agit principalement du plan France 2030 (ex-Programme Investissements d'Avenir, coordonné par les Services Premier ministre), du plan d'Investissement dans les Compétences (PIC - ministère du Travail) et du programme Conseiller numérique (Agence nationale de la cohésion des territoires). Environnement : Au sein de la Direction de l'investissement, le département Mandats coordonne et opère les mandats pour compte de tiers confiés à la Banque des Territoires. Il s'agit principalement du plan France 2030 (ex-Programme Investissements d'Avenir, coordonné par les Services Premier ministre), du plan d'Investissement dans les Compétences (PIC - ministère du Travail) et du programme Conseiller numérique (Agence nationale de la cohésion des territoires). Le département Mandats rassemble environ 80 personnes. Il s'organise autour : * D'un directeur et son adjoint * 7 pôles : * Pilotage et développement * Innovations pour la culture et l'éducation * Transition numérique * Conseillers numériques * Démonstrateurs territoriaux * Parcours vers la formation et l'emploi * Formations et filières d'avenir * Un(e) assistant(e) de direction Le pôle Pilotage et développement des mandats joue un rôle transversal au sein du département, tant sur l'organisation que sur le développement de l'activité mandats. Il s'assure de la bonne organisation et de la gestion du département, de l'amélioration continue des process et outils, et coordonne les chantiers transversaux. Il participe à la structuration de l'offre de services mandats pour comptes de tiers, ainsi qu'au sourcing de nouveaux mandats. En lien avec les autres départements et directions concernés, il travaille aux synergies avec les autres activités de financement de la Banque des territoires. Il intervient de manière très active dans un objectif de rayonnement de l'activité et de valorisation des projets financés. Dans le cadre des mandats confiés au département mandats, le projet consiste à assurer la gestion administrative et financière des dispositifs concernés. Missions / activités Le chargé de gestion contribuera à toutes les phases des dispositifs du département mandats : recueil des candidatures, complétude du dossier et processus de sélection, diligences complémentaires notamment KYC, conventionnement avec les lauréats, suivi périodique du projet et reporting indicateurs, opérations de clôture. Il est garant de la qualité des données renseignées dans les outils de suivi dont notamment Lagon pour les actions dont le suivi administratif lui est confié : il doit donc s'assurer que l'ensemble des documents relatifs à son activité est bien enregistré dans les systèmes informatiques de suivi (serveur, outils SI…). * Pour les programmes en cours d'instruction, en lien avec les autres chargés de gestion, il réalise les missions suivantes : * La gestion matérielle des dossiers de candidature déposés sur la plateforme de suivi des appels à projets : recueillir les candidatures, assurer la diffusion des candidatures et recueil des avis des experts et ministères, centraliser et synthétiser ces avis, préparer les courriers de notification * L'organisation matérielle des comités de sélection, des comités d'engagement ou des comités de gestion ainsi que la gestion des profils dans les outils collaboratifs * En lien avec les chargés de projets, il intervient au stade de l'analyse de l'éligibilité pour s'assurer de la complétude des dossiers déposés et effectue les demandes complémentaires auprès des porteurs de projet, il/elle crée les opérations et les affaires dans LAGON ou dans l'outil de suivi Conseiller Numérique * Il recueille les données nécessaires et réalise les diligences LCB-FT (KYC, RA), avec usage de Sylab et Compliance Analyst notamment * Il crée dans les outils adaptés les profils nécessaires à la bonne gestion des enveloppes (création des tiers / « Tiers web ») * Il/Elle produit les conventions signées entre la Caisse des dépôts et les structures bénéficiaires * Il assure le processus de mise en signature des conventions à partir des outils adaptés (parapheur électronique) * Il renseigne le dispositif de suivi global des candidatures, étape par étape * Pour les projets / programmes en suivi, en lien avec les autres chargés de gestion, le titulaire du poste est en charge de : * Répondre aux demandes spécifiques des bénéficiaires sur toutes les questions relatives à la gestion des programmes * La mise à jour des informations en cas d'évolution de la structure et/ou des conseillers numériques (démissions et nouveaux recrutements, changement d'interlocuteur dans la structure, changement des lieux d'activités du conseiller numérique, demande de résiliation de la convention, etc.) ; * La gestion des appels de fonds et des paiements qui lui seront confiés concernant des projets sélectionnés dans le cadre des mandats opérés Plus précisément, son rôle consiste à vérifier la complétude des appels de fonds des bénéficiaires des programmes. En lien avec les responsables et chargés de programme, le/la chargé.e de gestion vérifie les pièces transmises au regard des attentes contractuelles, recense les anomalies éventuelles et effectue les demandes complémentaires auprès du bénéficiaire. Par la suite, en coordination avec les chargés de programme, il/elle contrôle les justificatifs associés aux appels de fonds (factures, état d'avancement de chantiers, attestation, fiches de temps, …), demande d'éventuelles pièces complémentaires et effectue et enregistre les versements par le biais des outils mis à disposition. * * Réaliser l'actualisation des fiches KYC et assurer le processus de mise en signature des avenants à partir des outils adaptés . * Pour les programmes en phase de solde, il recueille les documents requis pour permettre le calcul des soldes et s'assure de leur complétude, au besoin fait toute demande de rappel auprès des porteurs de projet, contrôle la cohérence des données financières de la demande de solde. Au titre des différents mandats, le chargé de gestion participe aux différents chantiers pour améliorer l'efficacité opérationnelle du département. Il sera également amené à interagir avec les autres pôles du département, des membres d'autres départements de la Direction de l'Investissement ou d'autres directions de la Caisse des Dépôts. Temps complet / poste éligible au télétravail Localisation : Paris 13e Recrutement dans le cadre d'un contrat de droit public Art. 6.4 Loi de 84
Profils recherchés
* Capacité d'analyse, de synthèse et de rédaction * Organisation, méthode, rigueur, souplesse * Réactivité, gestion des urgences * Autonomie. * Aptitude au travail en équipe et souci du partage de l'information * Si possible, connaissance des outils internes de gestion et de paiement (LAGON, Tiers Web, SYLAB, GED etc …) * Bonne connaissance de la procédure LCB-FT